Plataforma clínica para cirurgia capilar

Da primeira mensagem ao resultado aos 18 meses, num só sistema.

O AnagenSys junta captação, atendimento, ficha clínica, planeamento cirúrgico com cálculo transparente, bloco operatório, acompanhamento, portal do paciente e faturação portuguesa numa única plataforma — com a proteção de dados de saúde e a conformidade portuguesa desenhadas desde o primeiro dia.

425 funcionalidades levantadas

17 áreas num só registo

9 etapas da jornada do paciente

6 línguas na aplicação

Nenhuma solução cobria a clínica inteira

As clínicas capilares vivem entre um CRM genérico, um programa clínico, folhas de cálculo para o plano, mensagens soltas e faturação noutro lado. O AnagenSys nasceu de uma análise de seis plataformas de referência e de mais de trinta outras soluções do setor: reúne o que cada uma faz bem e cobre o que nenhuma cobria.

Nove etapas, uma passagem de testemunho sem falhas

Cada etapa tem um responsável principal, documentos próprios e passagem automática para o departamento seguinte. Escolha uma etapa para ver o que o sistema faz, quem participa e que documentos gera.

1. Contacto e lead

Telefone, formulário do site, WhatsApp, redes sociais, presencial ou recomendação: o lead entra com a origem e o consentimento para ser contactado.

• Entrada automática com origem, campanha e UTM
• Distribuição por regras e controlo de duplicados
• Prazo de primeira resposta com alertas
• Sequências de seguimento que param quando o paciente responde

Quem participa: Receção, Comercial · Documentos: Registo de consentimento de contacto

2. Pré-avaliação

Questionário e fotografias guiadas enviados pelo paciente, triagem de elegibilidade e marcação presencial ou por vídeo.

• Formulário multilíngue com fotografias guiadas e verificação de luz e foco
• Tarefa de revisão médica com as fotografias anexadas
• Resposta ao paciente só depois da revisão médica

Quem participa: Receção, Comercial, Médico · Documentos: Questionário de pré-avaliação, Consentimentos por finalidade

3. Consulta e diagnóstico

Anamnese, antecedentes, medicação, tricoscopia e grau de alopecia; a IA de apoio sugere e o médico valida.

• Anamnese estruturada e escalas Norwood, Ludwig, Savin, Sinclair, BASP e PRECISE
• Regras de elegibilidade definidas pela equipa médica
• Propostas da IA sempre pendentes de validação médica

Quem participa: Médico, Enfermagem · Documentos: Relatório da consulta, Questionário prévio

4. Captura e plano

Modelo 3D, zonas e áreas, densidade dadora, capacidade de extração, enxertos por sessão e simulação do resultado.

• Zonas marcadas no modelo com área em cm²
• Tricoscopia ligada ao ponto do modelo
• Motor de cálculo versionado e aprovado pela direção clínica
• Simulação ligada ao plano, com aviso

Quem participa: Médico, Enfermagem · Documentos: Plano cirúrgico versionado, Anexo técnico com fórmulas e parâmetros

5. Orçamento e decisão

Proposta gerada a partir do plano aprovado, envio em PDF e no portal, aceitação com assinatura, sinal e pré-marcação da cirurgia.

• Valores recalculados e selados no servidor
• Descontos com aprovação acima do limite
• Aceitação com prova e pagamento do sinal por MB WAY ou Multibanco

Quem participa: Comercial, Receção · Documentos: Proposta selada em PDF, Comprovativo de aceitação, Fatura do sinal

6. Pré-operatório

Consentimento informado, exames, instruções, lembretes, confirmação de presença e lista de verificação.

• Consentimentos segundo a Norma da DGS com período de reflexão
• Cirurgia bloqueada sem consentimento válido
• Validação da equipa e da aptidão por um médico

Quem participa: Enfermagem, Médico, Receção · Documentos: Consentimento informado cirúrgico, Instruções pré-operatórias, Lista de verificação

7. Cirurgia

Admissão, desenho, extração, contagem de enxertos por tipo, implantação, tempos, consumíveis e alta.

• Painel cirúrgico com fases e cronómetro
• Contagem de enxertos por tipo e por operador
• Registo de enfermagem e anestesia com alertas de dose
• Consumíveis por lote ligados ao paciente

Quem participa: Médico, Enfermagem, Técnicos · Documentos: Registo cirúrgico, Folha de alta com enxertos por tipo

8. Pós-operatório imediato

Instruções, contacto no dia seguinte, primeira lavagem, medicação e sinais de alarme com encaminhamento.

• Contactos do dia 1, semana 1 e mês 1 automáticos
• Triagem de sintomas com passagem imediata à enfermagem
• Lembretes de cuidados sem pormenores clínicos no ecrã bloqueado

Quem participa: Enfermagem, Assistente de voz · Documentos: Instruções pós-operatórias, Questionário de sintomas

9. Acompanhamento

Controlos aos 2, 6, 9, 12 e 18 meses com fotografias padronizadas, questionário e comparação com o plano.

• Marcos gerados ao fechar a cirurgia
• Comparação lado a lado com dias decorridos
• Densidade obtida face à planeada por zona
• Satisfação e índice de recomendação

Quem participa: Médico, Enfermagem, Receção · Documentos: Relatório de evolução, Questionário de satisfação

Acompanhamento pós-cirúrgico, à escala

Dia 0	Fotografias pré e pós-operatórias, registo cirúrgico e instruções enviadas ao paciente.
2 meses	Fotografias das zonas recetora e dadora, cicatrização, questionário curto e tratamentos complementares.
6 meses	Comparação com o dia 0 e registo do crescimento observado.
9 meses	Comparação lado a lado e nota clínica de evolução.
12 meses	Tricoscopia da zona recetora, densidade obtida face à planeada e satisfação.
18 meses	Avaliação final, fecho do episódio e, só com consentimento específico, uso das imagens.

17 áreas, um único registo

425 funcionalidades

Captação, CRM e telefonia (33)

Do primeiro contacto à proposta aceite, com origem, distribuição, prazos e seguimento.

• Entrada automática de leads do site, anúncios, WhatsApp, chamadas e registo manual
• Funil configurável em quadro e lista, com totais por fase
• Distribuição rotativa ou por regras, saltando quem está ausente
• Controlo de duplicados por telefone, email, NIF e data de nascimento
• Sequências de seguimento que param quando o paciente responde
• Motivo de perda obrigatório e estado de indecisão
• Central telefónica integrada, ligar com um clique e registo na ficha
• Listas de chamadas por campanha, só para quem consentiu

Atendimento multicanal e assistentes (36)

Uma só caixa para WhatsApp, redes sociais, chat do site e email, ligada à ficha.

• Caixa de entrada única com filas e tempos-alvo
• WhatsApp pelo canal oficial, com modelos aprovados
• Fotografias recebidas por mensagem vão para a ficha, por verificar
• Respostas CONFIRMAR e STOP automáticas
• Assistente de voz em português europeu, com aviso de que é uma IA
• Passagem a uma pessoa com resumo, que nunca se pode desligar
• Sinais de alarme com transferência imediata para a enfermagem
• Base de conhecimento aprovada pela equipa médica

Agenda e teleconsulta (28)

Consultas presenciais e por vídeo, recursos combinados, confirmações e lista de espera.

• Tipos de marcação com duração, regras e sinal
• Recursos combinados: médico, equipa, sala e equipamento
• Lembrete na véspera com confirmar, cancelar ou remarcar num toque
• Faltas abrem tarefa de recuperação para a receção
• Marcação online pelo site e pelo portal
• Sala de espera virtual, consentimento e identificação na teleconsulta
• Relatório obrigatório e comprovativo de presença
• Vídeo alojado na União Europeia

Ficha clínica e documentos (21)

Um registo único partilhado por todos os departamentos, com linha do tempo e permissões por secção.

• Registo único do paciente com episódios de tratamento
• Linha do tempo com filtro clínico e comercial
• Secções com permissões próprias e registo de quem abriu a ficha
• Alertas clínicos em destaque
• Construtor de formulários com passos, regras e pontuações
• Modelos de documentos com dados da entidade automáticos
• Arquivo de documentos assinados com código de verificação

Consulta e IA de apoio (21)

Anamnese estruturada, escalas, propostas da IA e validação médica obrigatória.

• Anamnese estruturada e questionário prévio no portal
• Escalas Norwood-Hamilton, Ludwig, Savin, Sinclair, BASP e PRECISE
• Tabela clínica zona × grau aprovada pela direção clínica
• Escriba que propõe cada campo com a frase de origem
• Pré-análise de fotografias com as regras da equipa médica
• Fila de validação médica: aceitar, corrigir ou recusar
• Rastreio de cada proposta: modelo, parâmetros e quem validou

Imagem, 3D e tricoscopia (34)

Modelo 3D com zonas e áreas, protocolo fotográfico e medição da densidade.

• Zonas marcadas no modelo com área em cm²
• Protocolo fotográfico guiado com silhuetas e sobreposição
• Bloqueio do cálculo quando a captura não tem qualidade
• Tricoscopia ligada ao ponto do modelo, sem rapar
• Composição das unidades foliculares e classes de espessura
• Unidades sempre explícitas: UF, enxertos e cabelos
• Comparação lado a lado com os dias decorridos

Planeamento e motor de cálculo (31)

Motor de cálculo versionado, sessões, cenários e simulação ligada ao plano.

• Enxertos por zona: área × densidade-alvo
• Capacidade dadora com densidade residual mínima
• Plano por sessões e balanço com propostas de ajuste
• Fórmula, parâmetros e fonte visíveis em cada número
• Versões do plano aprovadas pelo médico
• Cenários conservador, provável e agressivo
• Conta-corrente da reserva dadora ao longo da vida

Propostas (16)

Proposta gerada a partir do plano aprovado, selada e recalculada no servidor.

• Proposta preenchida a partir do plano aprovado
• Recálculo e selo com versão do plano e dos parâmetros
• Estados enviada, vista, aceite, recusada ou expirada
• Descontos com aprovação acima do limite
• Aceitação com assinatura e pagamento do sinal
• Opções por intensidade e simulação de prestações
• Proposta em português europeu e em inglês

Bloco e dia da cirurgia (24)

Mapa de cirurgias com cor por funcionário, painel cirúrgico, contagem e registo de enfermagem.

• Mapa por sala em dia, semana e mês, com cor por funcionário
• Indicadores: sinal pago, consentimento, análises, checklist
• Validação clínica da marcação antes de confirmar
• Painel cirúrgico com fases, cronómetro e pausas
• Contagem de enxertos por tipo, por toque, voz ou pedal
• Registo de enfermagem e anestesia com alerta de dose
• Folha de alta com enxertos por tipo e total de cabelos

Acompanhamento (14)

Marcos aos 2, 6, 9, 12 e 18 meses, comparativos, triagem e questionários.

• Marcos gerados ao fechar a cirurgia
• Estados: pendente, fotos enviadas, revisto, concluído, em atraso
• Galeria e comparativos alinhados
• Métricas objetivas por marco e por zona
• Questionários de satisfação e índice de recomendação
• Tratamentos complementares com adesão e sessões

Portal e app do paciente (23)

Área pessoal com plano, documentos, marcações, fotografias, mensagens e pagamentos.

• O meu plano, documentos e consentimentos para assinar
• Marcar, reagendar e cancelar a qualquer hora
• Envio de fotografias guiado com verificação de luz e foco
• Mensagens seguras com a equipa
• Linha temporal da recuperação e instruções por fase
• Quem acedeu aos meus dados
• Entrada sem palavra-passe com código de uso único
• Pedido de eliminação da conta com o que a lei obriga a conservar

Faturação, pagamentos e stock (22)

Sinais e planos de pagamento, faturação certificada por integração e consumíveis por lote.

• Faturação emitida por programa certificado, por integração
• MB WAY, referências Multibanco, cartão e ligações de pagamento
• Sinal, intercalar e restante com saldo sempre visível
• Documentos fiscais imutáveis e faturas sem diagnóstico
• Honorários por ato e comissões comerciais auditáveis
• Caixa diária com fecho
• Consumíveis por cirurgia, lotes e alertas de reposição

Marketing conforme (20)

Email, SMS e WhatsApp segmentados por fase da jornada e por consentimento.

• Campanhas com segmentos dinâmicos e envio programado
• Envio bloqueado sem consentimento ou exceção de cliente
• Modelos com o rodapé exigido pela ERS e aprovação clínica
• Biblioteca de imagens com consentimento e retirada automática
• Simulações bloqueadas no marketing
• Arquivo de cada campanha para prova
• Medição do site só com consentimento de cookies

Equipa e indicadores (24)

Chat, canais e tarefas ligadas ao paciente, painéis por perfil e indicadores pedidos pela gestão.

• Chat interno com conversas por paciente ou cirurgia
• Tarefas automáticas por fase e checklists com responsável
• Comunicados com confirmação de leitura
• Painéis por perfil
• Funil por fase, origem dos leads e retorno por canal
• Indicadores financeiros, operacionais e de atendimento
• Relatórios agendados por email

Conformidade e privacidade (45)

Consentimentos por finalidade, permissões, auditoria, reclamações e direitos dos titulares.

• Consentimentos por finalidade, com prova, versões e revogação
• Opcionais nunca pré-assinalados
• Matriz de permissões perfil × módulo × âmbito
• Comercial e receção sem conteúdo clínico
• Acesso de emergência com motivo, registado e revisto
• Auditoria imutável de leituras, alterações e exportações
• Pedidos dos titulares com prazo
• Reclamações com prazo de 10 dias úteis e exportação para a ERS

Segurança (18)

Proteções exigidas pela natureza dos dados de saúde.

• Segundo fator obrigatório para a equipa
• Cifra dos dados clínicos e dos ficheiros com chaves próprias
• Alojamento e cópias de segurança na União Europeia
• Isolamento por clínica em todas as consultas
• Ligações temporárias para fotografias e documentos
• Registo de atividade total: quem entrou, viu, criou ou alterou
• Bloqueio por tentativas e restrição por rede

Integrações e configuração (15)

Documentação técnica completa, avisos automáticos e configuração sem programar.

• Acesso para integrações com âmbitos por módulo
• Avisos automáticos de eventos com assinatura
• Documentação técnica gerada a partir do próprio sistema
• Exportação total dos dados
• Configuração sem programar: fases, formulários, escalas, modelos
• Várias clínicas na mesma plataforma, cada uma com os seus dados
• Pacientes internacionais: línguas, moedas e logística

Cada número com a sua fórmula e a sua fonte

O modelo 3D dá a área; a tricoscopia dá a densidade. O motor junta os dois com parâmetros aprovados pela direção clínica, versionados, e recalcula tudo no servidor para que a proposta coincida sempre com o plano aprovado. Experimente com os valores hipotéticos da análise.

Enxertos necessários por zona

G = área (cm²) × densidade-alvo (UF/cm²)

Somam-se as zonas e aplica-se a margem definida. A escala PRECISE serve de verificação cruzada.

Densidade residual mínima

dres = maior de { residual mínima · cabelos mínimos ÷ cabelos/UF · cobertura ÷ (cabelos/UF × calibre) · densidade × (1 − extração na vida) }

Abaixo deste valor a zona dadora começa a parecer rarefeita.

Capacidade dadora

Cvida = área × (densidade − dres) − já extraídos · Csessão = área × menor de { % por sessão × densidade · extrações/cm² · densidade − dres }

Os enxertos já extraídos vêm do contador cirúrgico: uma conta-corrente da dadora ao longo da vida.

Sessões e balanço

n = ⌈ enxertos viáveis ÷ enxertos por sessão ⌉ · B = capacidade − necessidade

Com balanço negativo, o sistema propõe pela ordem definida: baixar a coroa, subir a linha frontal, usar barba ou corpo, ou fasear.

Necessidade	5 625 enxertos
Residual mínima	50,0 UF/cm²
Capacidade na vida	4 750 enxertos
1.ª e 2.ª sessões	2 850 · 1 900 enxertos
Balanço	-875 enxertos

Ilustrativo — valores hipotéticos calculados no navegador só para demonstração. O produto calcula sempre no servidor, com os parâmetros aprovados pela direção clínica de cada clínica.

A lei, desenhada no produto

Cada exigência legal traduz-se num comportamento do sistema — não num documento à parte. Em linguagem de gestão, isto é o que muda no dia a dia.

• Dados de saúde. Acesso só por necessidade de conhecer, comercial e receção sem conteúdo clínico, cada acesso registado e a página «quem acedeu aos meus dados» no portal. (RGPD · Lei 58/2019)
• Consentimentos. Modelos por procedimento com os campos obrigatórios, período de reflexão, assinatura do paciente e do médico, e cirurgia bloqueada sem consentimento válido. (Norma DGS 015/2013)
• Publicidade em saúde. Imagens e testemunhos só com consentimento específico e retirada automática, rodapé com a identificação da entidade e simulações fora do marketing. (Regulamento ERS)
• Faturação. Faturas, recibos e notas de crédito emitidos por programa certificado, por integração, com documentos imutáveis e sem dados clínicos. (Programa certificado pela AT)
• Inteligência artificial. Aviso sempre que se fala com uma IA, propostas validadas por um médico com modelo e parâmetros registados, e simulações assinaladas. (Regulamento da IA)
• Segurança. Segundo fator, cifra, auditoria imutável, registo de atividade total, isolamento por clínica e alojamento na União Europeia. (Boas práticas de segurança)

A IA propõe, o médico decide

Modelos que correm primeiro na infraestrutura da própria clínica. Um serviço externo só entra como recurso — e nunca com dados de pacientes sem autorização expressa da clínica.

• Local primeiro. A cadeia de modelos é escolhida nas definições, por uso, sem nada fixo no código.
• Dados de pacientes protegidos. Interruptor próprio, desligado por omissão, para qualquer envio a um serviço externo.
• Validação humana. Cada proposta fica pendente até ser aceite, corrigida ou recusada, com quem decidiu e quando.
• Rastreio completo. Serviço, modelo, parâmetros e duração de cada pedido, sem guardar o conteúdo.

Web e app, com paridade total

Cada ecrã da web tem o seu equivalente na app, com as mesmas ações e as mesmas regras. Em seis línguas, em tema claro ou escuro.

• Web. Plataforma da equipa em computador, tablet e telemóvel, com atalhos de teclado e paleta de comandos.
• Android e iPhone. App da equipa e do paciente, com câmara para fotografias guiadas e armazenamento seguro.
• iPad. Captura no consultório e no bloco, com o plano à vista durante a cirurgia.
• Mac e Windows. App de secretária para receção, gestão e direção clínica.
• Portal do paciente. Plano, documentos, marcações, fotografias, mensagens e pagamentos, com a marca da clínica.

Aberto por natureza, documentado por inteiro

Faturação certificada, pagamentos portugueses, telefonia, WhatsApp, email, vídeo e tricoscopia ligam-se por integração. Qualquer outro sistema integra-se só com a documentação técnica, gerada a partir do próprio produto.

• Faturação certificada. Faturas, recibos e notas de crédito com ATCUD e QR, emitidos pelo programa certificado da clínica.
• Pagamentos. MB WAY, referências Multibanco, cartão com tokenização e ligações de pagamento.
• Comunicação. Telefonia, WhatsApp pelo canal oficial, email e SMS, com consentimentos verificados antes de cada envio.
• Vídeo. Teleconsultas e reuniões com alojamento na União Europeia.
• Avisos automáticos. Eventos como lead criado, proposta aceite ou cirurgia fechada enviados a outros sistemas, com assinatura.
• Exportação. Exportação completa dos dados, incluindo para mudar de sistema.

As lacunas do mercado, resolvidas de raiz

As soluções genéricas não tratam a parte clínica; as estrangeiras não cumprem a faturação nem a conformidade portuguesa. Estes pontos não existiam em nenhuma das referências analisadas.

• Registo de enfermagem e anestesia. Sinais vitais, fármacos com dose, via, hora e lote, e alerta de dose total de anestésico.
• Mapa de cirurgias com cor por funcionário. Quem está em que sala, em que dia, com conflitos e ausências detetados.
• Chat interno ligado ao paciente. Conversas da equipa por paciente ou por cirurgia, separadas das conversas com pacientes.
• Conta-corrente da zona dadora. O saldo de enxertos disponíveis ao longo da vida, descontando cada sessão real.
• Circuito plano → cirurgia → resultado. O planeado, o implantado e a densidade aos 12 e 18 meses, por zona, para afinar as regras.
• Conformidade portuguesa de raiz. Consentimentos DGS, faturação certificada, Livro de Reclamações, ERS e proteção de dados de saúde.

A trabalhar cedo, a crescer por fases

Uma ordem que põe a clínica a trabalhar no sistema desde cedo e deixa para depois o que depende de validação técnica ou de decisões regulamentares.

Fase 0 · Preparação

• Perfis e permissões com o encarregado de proteção de dados
• Escolha do programa de faturação certificado e dos fornecedores de comunicação
• Importação dos dados dos sistemas atuais
• Parâmetros clínicos propostos para aprovação da direção clínica

Fase 1 · Base operacional

• Pacientes, consentimentos, permissões e auditoria
• Leads, funil e caixa de entrada
• Agenda, lembretes e confirmações
• Ficha clínica, formulários e fotografia padronizada
• Proposta selada, faturação e pagamentos
• Mapa de cirurgias, dia da cirurgia e acompanhamento

Fase 2 · Planeamento e paciente

• Captura 3D e zonas medidas no modelo
• Simulação ligada ao plano
• Portal do paciente e teleconsulta
• Telefonia e marketing com segmentos
• Indicadores completos

Fase 3 · IA e expansão

• Assistente de voz em português europeu
• Escriba e pré-análise por IA
• Pacientes internacionais
• Outras especialidades e várias clínicas

O que os decisores nos perguntam

Onde ficam os dados da clínica?

Na União Europeia, isolados por clínica, com os dados clínicos e os ficheiros cifrados com chaves próprias. A clínica mantém a propriedade dos seus dados e pode exportá-los por inteiro.

Podemos começar só com alguns módulos?

Sim. Os módulos ligam-se e desligam-se por clínica, e o faseamento recomendado põe a clínica a trabalhar na base operacional antes do planeamento 3D e da IA.

A IA envia dados de pacientes para fora?

Não por omissão. Os modelos correm primeiro na infraestrutura da clínica; qualquer envio a um serviço externo com dados de pacientes exige uma autorização expressa, desligada por omissão.

A faturação é certificada?

A faturação é emitida pelo programa certificado da clínica, por integração. O AnagenSys guarda o número, o ATCUD, o QR e o PDF de cada documento, que não pode ser alterado.

O cálculo dos enxertos é uma caixa negra?

Não. Cada número mostra a fórmula, os parâmetros e a fonte. Os parâmetros são definidos e aprovados pela direção clínica de cada clínica, com versões.

Quanto tempo demora a implementação?

Depende do volume de dados a importar e dos módulos escolhidos. A base operacional pode estar em uso em poucas semanas depois da preparação.

Serve outras especialidades?

O núcleo é comum a qualquer especialidade e foi preparado para unidades próprias (enxertos, dentes, áreas, sessões), mapas anatómicos e formulários por especialidade.

Os pacientes têm uma app?

Sim: o portal do paciente existe na web e na app, com plano, documentos, marcações, fotografias guiadas, mensagens e pagamentos.

Veja o AnagenSys com os casos da sua clínica

Conte-nos como trabalha hoje. Preparamos uma demonstração com a jornada, o planeamento e os indicadores que mais pesam na sua decisão.

https://anagen.pt/apresentacao

AnagenSys é a plataforma desenvolvida a partir da prática da clínica Anagen. As funcionalidades descritas dependem dos módulos ativos e da configuração de cada clínica.